Jet d'encre ou laser, quelle imprimante choisir pour votre entreprise ?
La transition numérique, la dématérialisation des documents et même le fameux « paperless » sont des tendances de plus en plus présentes dans les entreprises, quelles que soient leurs tailles. Cela signifie-t-il que l'on peut tout bonnement se passer d'imprimante dans l'univers professionnel ? La réponse est non. Déjà, il y a des documents qui doivent être imprimés par obligation légale, par nécessité d'échange et pour des raisons d'efficacité. De plus et dans la majorité des cas, l'imprimante en entreprise est utilisée pour d'autres fonctions : elle peut aussi servir à numériser, à photocopier et même à faxer. Reste à optimiser l'usage de l'imprimante en choisissant le modèle le plus approprié.
Jet d'encre et laser : tordre le cou aux idées reçues
Concrètement, le marché des imprimantes se divise en deux catégories : les imprimantes jet d'encre, qui fonctionnent avec des cartouches, et les imprimantes laser, qui utilisent des toners. La première catégorie est souvent associée à un usage privé, en raison d'une impression moins rapide et d'un coût élevé des consommables, tandis que la seconde catégorie semble systématiquement destinée au monde de l'entreprise grâce à ses cadences d'impression élevées et ses toners à grande capacité, plus simples à rentabiliser.
Mais si ces constats ont longtemps été associés à une réalité tangible, ce n'est plus le cas aujourd'hui. Les questions de dématérialisation évoquées plus haut limitent de plus en plus la nécessité d'imprimer en masse, en particulier au sein des TPE et des PME. Le télétravail, qui prend de plus en plus de place en entreprise, a également tendance à favoriser les documents numériques plutôt que leurs versions physiques mais requiert aussi de pouvoir imprimer chez soi ou à distance. De ce fait, une imprimante laser, massive et coûteuse à l'achat, n'est pas forcément adaptée à la stratégie d'une entreprise, qui peut lui préférer un modèle multifonction à jet d'encre, doté d'une connexion WiFi permettant de la relier facilement aux ordinateurs et smartphones des collaborateurs, y compris à distance.
La livraison de cartouches sur abonnement, une solution économique
Si le rapport prix-pages imprimables peut encore pencher favorablement du côté des toners laser, qui peuvent imprimer plusieurs milliers de pages dans certains cas, là aussi, il faut relativiser. Un très grand nombre de petites et moyennes entreprises n'impriment que quelques centaines de pages par mois, voire moins, et il est possible d'opter pour une solution particulièrement économique permettant de ne pas manquer d'encre sans dépenser beaucoup. C'est ce que propose HP avec son service Instant Ink.
Le fonctionnement d'Instant Ink est simple : après avoir défini le nombre d'impressions réalisé en moyenne tous les mois, l'utilisateur du service souscrit à un forfait qui correspond à ses besoins. HP se charge ensuite de lui envoyer à un rythme adapté des cartouches d'encre compatibles avec son modèle d'imprimante et fonction de sa consommation reportée en temps réel au service par l'imprimante. En prime, l'entreprise propose aux abonnés de renvoyer gratuitement les cartouches usagées pour les recycler, ce qui entre dans une démarche d'impression éco-responsable. Initialement destiné aux particuliers, HP Instant Ink s'est ouvert aux entreprises avec un forfait professionnel, qui permet de bénéficier d'un quota de 700 pages imprimées par mois pour 24,99 euros, avec la possibilité de reporter jusqu'à 2100 pages inutilisées si l'entreprise imprime moins que prévu.
La grande question de la quantité et de la qualité
Autre point qui est à prendre en considération, bien évidemment : celui de la qualité d'impression. Si une entreprise peut avoir envie de disposer du meilleur pour une question d'image ou de besoin réel, et donc peut être tentée d'acquérir une coûteuse imprimante pour des impressions toujours plus nettes et précises, c'est un point qui mérite réflexion. À quoi bon se doter d'une encombrante imprimante laser avec toners noirs et couleurs, si la majorité des impressions se résument à une quantité limitée de documents et de contrats simples, en noir et blanc ? Par ailleurs, un grand nombre de modèles d'imprimantes jet d'encre est aujourd'hui capable d'imprimer en couleur sur du papier photo au besoin sans que l'on puisse faire la différence avec un tirage classique et avec une qualité souvent supérieure au laser. De même, lorsque les documents ne font que quelques pages, la cadence d'impression de plusieurs dizaines de pages par minute que peut afficher une imprimante laser ne se justifie pas toujours, non seulement dans les TPE/PME, mais aussi dans les grandes entreprises.
Imprimer, oui, mais pas seulement
L'actualisation d'un parc d'imprimantes ou l'achat d'un ou plusieurs modèles pour une petite entreprise peut s'avérer idéal pour entamer une transition vers une démarche plus axée sur le dématérialisé, et moins sur le physique. Cela peut, par exemple, se faire en douceur avec la solution HP Smart, qui permet de numériser facilement des documents directement via un smartphone et de les transmettre sans effort à ses collaborateurs, sans passer par la case impression. Dans le cas où cette démarche est incontournable, là aussi, il est possible de l'actionner depuis son terminal mobile.
HP Smart a l'avantage de fonctionner aussi bien avec les imprimantes personnelles que les modèles professionnels de HP, ce qui signifie que, quel que soit le choix de l'entreprise, jet d'encre ou laser, les imprimantes connectées au réseau local sont compatibles. Les fonctionnalités de cette solution peuvent aider à limiter le nombre d'imprimantes et à n'imprimer que quand c'est réellement utile.
Impression en entreprise : osez le changement !
Une grande entreprise qui a tendance à énormément imprimer aura toujours intérêt à miser sur des imprimantes laser avec un fort rendement. Mais pour celles qui s'orientent de plus en plus vers la dématérialisation de leurs documents et vers un télétravail qui tend à réduire le nombre de collaborateurs présents en permanence dans les bureaux, la donne peut changer. Les imprimantes jet d'encre sont de plus en plus économiques, polyvalentes et efficaces, et adaptées aux problématiques professionnelles actuelles des TPE et PME, mais plus seulement. Alors, face à un monde qui change en entreprise, peut-être que l'imprimante qui était utile à vos collaborateurs hier n'est plus celle qui le sera demain : avec les outils et solutions mis à disposition par HP, vous avez toutes les clés en main pour faire le meilleur choix.
